INFORMACION GENERAL:

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Evento: XXXIII Congreso Colombiano de Anestesiología y Reanimación
Fecha: 21 al 24 de Agosto de 2019
Lugar: Centro de Eventos Neomundo, Bucaramanga – Calle 89 Transversal Oriental Metropolitana - 69 Barrio Tejar, Bucaramanga, Santander.
Actividades del evento: Espacio Comercial y Académico.
Apoyo Logístico: FEPASDE PRODUCTOS Y SERVICIOS S.A.
Logística muestra comercial: Lida Garcia y Clara Lozano
Mayores Informes: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.  Celular: 3219388987 y Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. Celular 3112084308

INGRESO DE PERSONAL:

El Cliente debe enviar el listado de:

  1. personal que asistirá en apoyo al evento (expositores, ejecutivos comerciales)
  2. personal autorizado para el montaje y desmontaje del stand.

Deben incluir nombres y apellidos, número celular, adjuntar fotocopia de la cédula, certificado de EPS, ARL, de trabajo en altura a los siguientes correos electrónicos Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. y Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. con un tiempo de anticipación mínimo de un (1) mes al evento, tendrán como fecha límite el día viernes 16 de Agosto 2019.

El ingreso de personal al montaje, ejecución y desmontaje del evento se deberá realizar por la zona de cargue y descargue, deberán presentar al momento de ingresar un documento que lo identifique como funcionario de la empresa expositora con su escarapela.

SEGURIDAD EN EL TRABAJO:

Es responsabilidad del cliente cumplir con la norma de seguridad y salud en el trabajo con el  personal de logística y montaje que requiera en el evento así como del personal que necesite realizar y trabajar en altura, según el capítulo II artículo 3° numeral 9 de la resolución 1409 de julio de 2012 del Ministerio del Trabajo, en consecuencia, deberán presentar los documentos que lo certifiquen como apto para realizar este tipo de trabajos en altura, traer los implementos indispensables para dicha labor. La resolución estipula como trabajo en altura a partir de 1,50 metros.

MONTAJE Y DESMONTAJE DEL EVENTO:

El montaje se debe realizar el lunes 19 de agosto en el horario de 7:00 a.m. a 8:00 p.m. y martes 20 de agosto en el horario de 7:00 a.m. a 2:00 p.m., fuera de este horario no se permitirá ingreso de personal. El espacio de montaje para cada cliente estará identificado para mayor facilidad en la ubicación; la altura máxima permitida en esta área es de 5 mts, los stands que superen esta medida no se les permitirá armar el montaje.

Los elementos para el montaje deben ser auto sostenido. No se permiten anclajes, amarres, uso de chuzos o puntillas, tornillos, perforaciones, pegar laminas, vinilos o cualquier autoadhesivos en pisos o paredes, techos, muros, plafones, columnas, puertas de madera, rejillas de ventilación u otros espacio e instalaciones del centro de eventos Neomundo. Los diseños de los stands deben contar con elementos pintados y terminados listos para ser ensamblados. El centro de eventos no cuenta con un área para taller de producción o acabado y no podrán desarrollarse estas actividades en el interior del mismo.

Toda empresa de montaje debe contar con las herramientas, extensiones eléctricas y equipos necesarios para la ejecución de sus trabajos. El centro de eventos Neomundo no cuenta con herramientas o equipos para préstamos. El centro de eventos se reserva el derecho de desmontar cualquier elemento que no se encuentre aprobado previamente por la gerencia del mismo. No olvide contratar pólizas de seguro que amparen su mercancía contra todo riesgo.

Está prohibido esconder, obstruir o dañar puertas de salida, las luces de salida, las estaciones de alarma, los gabinetes de mangueras de incendio, los extintores y luces estroboscópicas.

BODEGA:

El Centro de Convenciones cuenta con un (1) depósito/bodega estará ubicada en el sótano del salón Bucaramanga, donde se podrán almacenar desde el 16 de agosto sobre las 07.00 am, hasta 25 de Agosto hasta las 12:00 m, cada empresa expositora tendrá los espacios marcados. Una vez terminado el evento se deberá iniciar el retiro total de equipos, material publicitario y desarme de Stands, el centro de eventos y Fespasde Productos y Servicios S.A. no se harán responsables por los artículos que se dejen en la bodega pasada la hora acordada para el desmontaje.

Contaremos con dos bodegueros quienes estarán supervisando el ingreso y salida de material correspondiente a cada empresa expositoras, tendrán los siguientes horarios 16 y 17 de agosto de 8:00 am a 05:00 pm, 18 al 20 de agosto 08:00 am a 08:00 pm, 21 al 24 de agosto de 07: 00 am a 07:00 pm y el 25 de agosto de 07:00 am a 02:00 pm. Cada empresa expositora deberá informar en el listado de asistentes la o las personas autorizadas a ingresar o sacar material de la bodega, los bodegueros estarán autorizados a negar que otra persona tenga acceso al material o maquinaria en custodia.

La zona de descargue cuenta con 28 bahías para camiones  en una área total de 800 m2 el descargue de camiones está regulado, por lo tanto se debe realizar el 16 de Agosto en el horario establecido el cual es desde las 07:00 am. Hasta las 12:00 p.m. en ningún otro horario podrá hacerse. Solo puede uno o dos vehículos por empresa expositora a la vez en la zona de descarga.

Fepasde Productos y Servicios S.A. y el centro de eventos no se hace responsable de pagos relacionados al envío o recepción de materiales, mercancía o paneleria, ni se hacen responsables del material dejado en los stands de exposición o material en bodegas luego del desmontaje de la muestra comercial; la empresa expositora deberá retirar su material y equipos el 25 de Agosto hasta las 12:00 MM. Finalizado el periodo de tiempo establecido para el desmontaje, y el tiempo estipulado para retiro de los elementos que aun permanezcan en el área de exhibición y/o en bodega del centro de convenciones serán considerados en abandono voluntario. El centro de convenciones se encargara del retiro de los mismos (sin que ello implique responsabilidad del centro de eventos sobre los mismos).

Al momento de enviar todo paquete para el evento, estos deberán venir claramente identificados con la dirección del Centro de eventos Neomundo Bucaramanga – Calle 89 Transversal Oriental Metropolitana - 69 Barrio Tejar, Bucaramanga, Santander.

Nombre del evento, nombre del destinatario (Fepasde Productos y Servicios S.A) y nombre del remitente.

Se deberá entregar el espacio y los elementos arrendados al centro de eventos para la realización de sus actividades en las mismas condiciones de conservación y aseo en las que les fue entregado. Verificado esto el Capitán del evento entregara al expositor un paz y salvo que le permitirá retirar sus materiales y mercancías de la bodega del centro de convenciones. En caso de que se reporten daños ocasionados a las áreas o los elementos en arriendo, se aplicaran cargos que correrán por cuenta del expositor. Es importante tener en cuenta que hasta que el valor no haya sido cancelado, no se emitirá la salida de la mercancía y materiales del centro de convenciones. Las multas o cargos por daño alguno al espacio por parte del expositor serán cargadas al mismo y se cobrarán de acuerdo a los valores establecidos, no serán asumidos por Fepasde Productos y Servicios S.A.

MARCACION DE AREA:

Cada empresa expositora tendrá su espacio comercial demarcado según las medidas del espacio adquirido, el personal logístico y comercial de Fepasde Productos y Servicios realizaran la demarcación del espacio y harán entrega del mismo al representante de la empresa expositora.

Según el espacio de Stand se hará entrega de las escarapelas, para las personas asistentes a la muestra comercial.

Punto de contacto: (01) Escarapela

Stand 3x2: (03) Escarapelas                            

Stand 6x3: (05) Escarapelas

El espacio adquirido por las empresas expositoras será entregado con los siguientes elementos:

Punto de contacto: espacio demarcado 1x2 mtrs, una silla y una mesa

Stand 3x2: espacio demarcado de 3x2 mtrs, tres sillas, una mesa

Stand 6x3: espacio demarcado de 6x3 mtrs, cinco sillas, dos mesas

 

Muestra comercial

1 Manual Expositor

Durante la realización del evento ningún expositor podrá ingresar grupos musicales, tunas, realizar rifas, juegos y demás actividades que no están permitidas, recuerden que estamos bajo los lineamiento de Afidro y por tal motivo debemos acogernos a ellas.

ESPACIOS ACADEMICOS:

El servicio de traducción para conferencista de los espacios académicos y muestra comercial debe ser contratado con el proveedor de su preferencia o puede hacerlo también a través de Fepasde Productos y Servicios S.A. según las tarifas establecidas, si necesita este servicio por favor informar con 2 meses de anterioridad para conocer los valores y realizar la contratación.

Debe tener en cuenta que no está permitido realizar videos o grabaciones durante las conferencias académicas.

ENERGIA ELECTRICA:

El centro de eventos Neomundo cuenta con una planta eléctrica de respaldo, la cual estará a disposición de los asistentes a la muestra comercial, suministrando el servicio de energía necesario para el buen desarrollo del evento.

Está prohibido el acceso del personal ajeno a la empresa a los cuartos de electricidad del centro de eventos Neomundo, se recomienda utilizar estabilizadores de voltaje para el uso de computadores y equipos electrónicos. Todo montaje debe traer la protección respectiva al sistema eléctrico y requerirá del acompañamiento de un técnico del Centro de eventos Neomundo.

Se asignara una toma eléctrica 110W a los stand 3x2, y dos tomas eléctricas 110W a los stand 6x3.en caso de requerir una carga superior a la mencionada, deberán comunicarse directamente con el centro de eventos Neomundo con la Señora Beatriz Ravelo por correo

Electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.  o por celular 3114464503. Quien le indicara el valor del servicio adicional.

Las instalaciones eléctricas de la muestra comercial no podrán bajo ninguna circunstancia colgar de la estructura, o columnas .el mismo debe ir canalizado de forma oculta adecuada y quedar debidamente protegido.

El Centro de eventos Neomundo y Fepasde Productos y Servicios S.A no se hace responsable de extensiones eléctricas para los stands, es responsabilidad del expositor tomar las prevenciones correspondientes. Cumpliendo con la normatividad vigente RETIE (reglamento técnico de instalaciones eléctricas), debe ser informado, aprobado, revisado y supervisado por el personal electricista del centro de eventos Neomundo.

ALIMENTOS Y BEBIDAS:

El Centro de eventos Neomundo, permite el consumo de alimentos y bebidas, siempre y cuando esto no ocasiones daños en alfombras, paredes, muros, columnas, rejillas de ventilación ubicadas en el piso.

El centro de eventos ofrece su servicio de cotización de alimentos y bebidas con los proveedores de la región, en dado caso la empresa cuente con su proveedor de alimentos y bebidas, se deberá informar  con 1mes de anterioridad al evento a la persona de contacto del centro de eventos por medio del correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.  el nombre del proveedor, este a su vez debe cumplir con permisos de ley, presentar carnet de manipulación de alimentos vigente.

SERVICIOS DE INTERNET O WIFI:

El centro de eventos Neomundo, no cuenta con servicio de Internet WIFI, es responsabilidad de cada empresa expositora llevar modem con capacidad suficiente para uso durante los días del congreso.

SEGURIDAD:

Se prestara servicio de vigilancia permanente a fin de evitar dentro de las asistentes situaciones de riesgo, y pérdidas con personal capacitado y dotado con arma. Este servicio estará disponible desde el 16 de agosto hasta el 25 de agosto. Él centro de eventos cuenta con circuito cerrado de vigilancia las 24 horas.

Los equipos de uso personal tales como portátiles, celulares, cámaras fotográficas o de video, no se registrarán, de manera que la responsabilidad de su cuidado es de cada participante, así como cuidar sus objetos personales tanto dentro del salón como en las áreas públicas del centro de convenciones. Por presentación y seguridad no deje su Stand sólo en ningún momento. Los organizadores del evento no se hacen responsables por pérdidas de objetos que tengan lugar en los stands, antes del cierre del pabellón verifique que su stand haya quedado cerrado y no olvide sus objetos personales al salir.

En caso de que suceda el extravío de algún elemento dentro del centro de eventos debe reportar la situación ante el oficial de turno para poder colaborar a resolver la eventualidad y de ser necesario, se brindara la orientación para efectuar el correspondiente denuncio ante las autoridades

Está restringida la utilización de equipos eléctricos para cocinar, aparatos de llama abierta, munición, aparatos radioactivos, aparatos de presión, materiales de soldaduras, equipos de corte y llama abierta, juegos pirotécnicos, pirotecnia fría, humo, niebla, cryo yets, explosiones y agentes explosivos y/o cualquier herramienta que use CO2 para su funcionamiento. Está restringido el ingreso y manipulación al interior del centro de eventos

De gases comprimidos inflamables, tanque de helio, líquidos inflamables, combustibles, químicos o materiales peligrosos y máquinas de hielo seco. El Centro de eventos Neomundo es un área libre de Humo, según la Ley 986, Decreto 849/06.

Las áreas donde se encuentren señalizadas salidas de emergencia, extintores, etc., deben permanecer libres de obstáculos o material de su stand y no se podrán apagar o cubrir los letreros de salida de emergencia.

SERVICIOS ADICIONALES:

El Centro de Eventos Neomundo cuenta 200 parqueaderos disponibles todo el día. Para los asistentes al XXXIII Congreso Colombiano de Anestesiología y Reanimación se manejará una tarifa preferencial establecida de $ 7.000 pesos M/Cte durante todo el día, durante todo el evento, y servicio gratuito de maletero.

Contaremos con el apoyo de ambulancia, paramédicos, bomberos. Quienes estarán disponibles en el caso de emergencia, enfermedad o cualquier situación que requiera de su intervención.